Create an email template
Outlookのメールテンプレートでは、定型文やWord registration、本文に加えて、件名や宛先、CC、BCCまで設定することが可能だ。例えば案内状など、宛先や件名、本文がほとんど変わらない場合、非常に役に立つ機能である。具体的な操作手順は次の通り。■ メールテンプレート作成手順1.ホームタブ ＞新規作成 ＞ 新しいメール をクリック2.宛先、CC、BCC、件名、本文を作成3.ファイルタブ ＞ 名前を付けて保存 をクリック4.必要に応じてファイル名を変更5.ファイルの種類を「Outlookテンプレート（.oft）」に変更6.保存をクリック ここで、メールテンプレート作成時には、signatureに注意してほしい。Outlookでsignatureを設定すると、メールの末尾に自動的にsignatureが入る。もちろん、メールテンプレートを利用した場合も、新規メール作成や更新時と同様に、メール末尾に自動的にsignatureが入る。 つまり、メールテンプレートの中にsignatureを入れてしまうと、signatureが二重で入ってしまうので注意しよう。これを防ぐには、メールテンプレートにsignatureを入れなければいいのだ。 メールテンプレートの保存先にも注意が必要だ。既定の保存先は「c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates」という場所に保存される。ここで保存先を変えると、次に紹介するテンプレート利用方法が使えなくなるため、保存先は変えないようにしよう。
How to use the mail ten plate
テンプレートが設定できたら、次の手順で実際に使ってみよう。使い方は二つある。■メールテンプレート利用方法（その1）1.ホームタブ ＞ 新しいアイテム ＞ その他のアイテム ＞ フォームの選択 をクリック2.フォルダーの場所で「ファイル システム内のユーザー テンプレート」を選択3.利用したいテンプレートを選ぶ■メールテンプレート利用方法（その2） テンプレート（.oft）ファイルを直接開く。 普通に作成したメールテンプレートを利用するのであれば、メールテンプレート利用方法（その1）で問題ない。しかし、例えば同僚からテンプレート（.oft）ファイルを譲り受けるなど、テンプレート（.oft）ファイルが既定の保存先以外に保存する場合がある。 その場合に、利用方法（その2）を活用する。なお、テンプレートファイルは、別のPCでも利用可能だ。別のPCでテンプレートを利用したい場合は、PC上に保存したテンプレート（.oft）ファイルをコピーして、別のパソコンに保存する。
Fixed text (quick parts)
定型文は、例えば得意先へのメールの冒頭の挨拶文やお礼文、依頼やお詫びなど、決まった文章（定形文）を入れる場合に便利だ。 ビジネスメールでは、同じような文面を使うことが多いため、定型文を使いこなせるようになれば、間違いなくメール作成の生産性が上がるはず。 Outlookで定型文を作成するには、クイックパーツという機能を使って登録する。まずはFixed text (quick parts)の作成方法から紹介しよう。■クイックパーツ作成方法1.ホームタブ ＞ 新規作成 ＞ 新しいメール をクリック2.本文に登録したい定型文を作成3.登録したい定型文を選択4.挿入タブ ＞ クイックパーツ ＞ 選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存 を選択5.名前欄に任意の名前を付ける ※名前以外は変更しないこと6.OK をクリック 上記の方法で作成した定型文は、メール作成時に、挿入タブ ＞ クイックパーツ ＞ 定型句 から選ぶと、メール本文に挿入できる。 なお、クイックパーツは、別のPCでは使えない。そのため複数のPCを利用する場合、PCごとに定形文を登録する必要がある。
Word registration
Word registrationは、厳密にはOutlookの機能ではないが、使いこなすとメールの効率が上がるため、テンプレート、クイックパーツとともに紹介する。Word registrationとは、頻繁に使う単語を、PCの文字入力ソフトに登録することで、入力をスムーズにする機能である。 会社名や担当者名など、毎回頻出する単語を登録することで、入力の手間を減らすことが可能になる。また、Word registrationでは、Windows 10標準の文字入力ソフトの場合、最大60文字まで登録できる。そのため「いつもお世話になっております」や「お疲れ様です」といった短文も登録できる。■Word registration方法 ※ Microsoft IMEの場合1.タスクバーのIMEアイコンを右クリックする2.単語の登録をクリック3.単語欄に、登録したい単語、もしくは短文を登録 4.よみ欄に、登録したい単語の読みをひらがなで登録5.登録 をクリック 例えば、「いつもお世話になっております」を「いつも」で変換したい場合は、単語欄に「いつもお世話になっております」（カギカッコは不要）と入力し、よみ欄に「いつも」と入力することで、登録した単語が利用できる。 Word registrationの呼び出しは、Outlookからでも呼び出すことが可能だ。Outlook 2016以降、もしくはMicrosoft 365版 Outlookの場合、メール作成画面の 検閲タブ ＞日本語入力辞書へのWord registration をクリックすることでWord registration機能が呼び出せる。 Word registrationは、txt形式かdic形式で辞書ファイル（バックアップファイル）を作成することで、別のPCに取り込める。定期的に辞書ファイルのバックアップ取得しておくことを推奨する。
signature
最後に、signatureを紹介する。例えば、社内向けのsignatureや社外向けのsignatureを使い分けたい場合など、signatureを複数作成し、必要に応じて切り替えることが可能である。■signatureの作成方法1.ファイルタブ ＞ オプション ＞ メール ＞ signature をクリック2.新規作成 をクリック3.signatureの名前を入力4.signatureの編集欄で名前や会社名、部signature、連絡先などを入力5.保存 をクリック signatureを追加したい場合、上の2～5を繰り返し、最後にOKボタンをクリックすればいい。また、signatureを複数作成した場合は、規定で利用するsignatureを事前に設定することによって、メール作成、もしくはメール返信／転送時に規定のsignatureが表示される。 signatureを変更したい場合は、メール編集画面のメッセージタブ ＞ 挿入グループ ＞ signature から利用したいsignatureを選ぶことで変更可能である。 もう一つの方法は、signatureが表示されている場所にマウスカーソルを合わせ、右クリックしても、signatureを選べるようになっている。
Points of using functions properly
最後に、テンプレートとクイックパーツ、Word registrationを使い分ける際のポイントを3点紹介する。・テンプレートは、本文に加えて件名や宛先が決まっている場合に利用・クイックパーツは、2行以上の文章を登録したい場合に利用・Word registrationは文字数が60文字までの制約があるが、メール以外でも利用可能 テンプレートやクイックパーツ、Word registrationは、誤字脱字などのミス防止にも役立つ。効率アップに加えてミス防止になるのだから、ぜひ一度使ってみて、便利さを体感してほしい。（GEAR）
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How to make an auto lock
